Proje Nedir?
Latince’de “yapmadan önce” anlamına gelen “projectum” ‘dan türemiş olan proje kelimesi, özgün bir ürün, hizmet veya bir sonuç üretmek için başlatılmış, başı ve sonu olan geçici girişim anlamına gelir. Tanımın genişliğinden de anlaşılacağı gibi farkında olmasak da hayatımızda gerçekleştirdiğimiz pek çok girişim proje olarak adlandırılabilir, evinizi boyatmak tutun da sıfırdan bir endüstriyel tesis inşa etmeye kadar. Evinizi boyatmak da endüstriyel tesis inşa etmek de bir başlangıcı ve bir bitişi olan ve sonunda kendince özgün bir sonuç ortaya koyan aksiyonlardır.
Tanım bize neyin proje olduğunu söylediği kadar, neyin proje olmadığını da açıkça ifade eder. Buna göre sonucu özgün olmayan, sürekli gerçekleştirilen aksiyonlar proje sınıfına girmez, operasyon olarak anılırlar. Örneğin üretim bandından ürün çıkarmak ve satışa hazır hale getirmek bir operasyondur.
Proje Yönetimi Nedir ve Neden Önemlidir?
Eğer ortada başarısız bir proje varsa, başarısız olmasının en olası sebebi iyi yönetilememiş olmasıdır. Doğru proje yönetimi, bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin, projenin kısıtlarının içinde kalarak gereksinimlerini yerine getirmek amacıyla proje aktivitelerine uygulanması ile gerçekleştirilir.
Proje kısıtları zaman, maliyet, risk, kapsam, kaynaklar, müşteri memnuniyeti ve benzeri, projenin uygulanabilirliğine ya da nasıl uygulanması gerektiğine getirilen her türlü sınırlamadır. Proje yönetiminin başarısı bu kısıtlar dâhilinde ne kadar hareket edildiğiyle ölçülür.
Gelişen iş yaşamında şirketler rekabetçi olmak için sadece operasyonların değil, aynı zamanda projelerin de önemli yer teşkil ettiği kurumlar haline gelmektedir. Projeler pek çok alanın aynı anda yönetildiği dağınık bir yapıya sahip olmalarından dolayı disipline edilmelerine ihtiyaç duyulur. Doğru proje yönetimi uygulayabilen şirketler projelerindeki başarı oranını arttırır, insan kaynaklarını daha iyi kontrol eder, müşteri ilişkilerini geliştirir, ar-ge sürelerini kısaltır. Bir yandan maliyetler düşerken diğer yandan üretimdeki kalite, verimlilik ve karlılık artar.
Proje Yönetiminde Önemli Bazı Kavramlar
Proje Yöneticisi: Başından sonuna kadar projeye önderlik eden kişidir. Projenin belirlenen kısıtlar içinde, belirlenen hedeflere ulaşmasından sorumludur.
Program Yönetimi: İlişkili projelere program denir. Program yönetimi ise bu projelerin organizasyonun ihtiyaçlarına göre ele alınmasıdır. Projelerin birbirine olan bağımlılıklarına odaklanarak koordinasyon sağlanır, risk azaltılır, maliyet düşürülür.
Portföy Yönetimi: Organizasyonun belli bir stratejik hedefe dönük önceliklendirilip uygulanan teker teker projelerin ve/veya programların bütününe portföy, bu önceliklendirme ve uygulama yönetimine ise portföy yönetimi denir. Şirket hedeflerine göre bir veya birkaç portföy halinde yönetilen projeler ve programlar aynı program yönetimindeki gibi risklerin ve maliyetlerin düşürülmesinde önemli rol oynar.
Organizasyonel Proje Yönetimi (OPM): Şirketlerin, stratejilerine uygun olarak proje, program ve portföy yönetimlerini ve diğer operasyonel çalışmalarını nasıl önceliklendirmeleri, yönetmeleri, uygulamaları ve değerlendirmeleri gerektiğine yön gösteren kılavuzdur. Şirketin stratejisine uygun olmayan bir proje asla başlatılmayacağı gibi, gereksinimler nedeniyle değişen stratejiler sonucu bazı projeler yarı yolda revize edilebilir veya tamamen iptal edilebilir.
Organizasyonel Yapılar: Şirketin proje yönetimine ne kadar yatkın olduğunu, bir proje yöneticisinin yetkilerinin nereye vardığını gösteren organizasyon şekilleridir.
-
Fonksiyonel (İdari) organizasyonlar, gündelik operasyonlara bağımlı ilerleyen, genelde departmanlardan oluşan şirketlerde olur. Bir proje üretileceği zaman departman içinde üretilir, farklı bir departmandan yardım ihtiyacında silsile yoluyla talep edilir. Projede çalışanlar aynı zamanda kendi gündelik işlerini de yapmak durumundadırlar.
-
Proje organizasyonları sadece proje üzerine çalışırlar, gündelik operasyonları bulunmaz. Proje çalışanları bir proje bittiğinde diğerine geçerek çalışırlar.
-
Matris organizasyonlar ise üstteki iki yapının karışımıdır. Hem proje müdürü hem de idari müdür vardır. Proje çalışanı gündelik işlerini ve proje işlerini beraber yürütür. Proje müdürünün yetkisine göre zayıf, dengeli ve güçlü matris yapılanma olarak üçe ayrılır.
Proje Yönetim Ofisi (PMO): Proje yönetiminin merkezileştirilmiş, somutlaşmış halidir. Organizasyonların yapısına göre temelde üç farklı şekilde olur.
-
Destekleyici PMO proje yöneticilerine bazı talimatlar, yöntemler, şablonlar ve arşiv bilgilerini sunar.
-
Kontrol edici PMO projelerin nasıl uygulanacağına dair destek ve kılavuzluğun yanında eğitimler verir, proje yönetimi araçlarıyla projeye yardım eder ve organizasyon talimatlarına tam uyum sağlanmasına gayret eder.
-
Yönetici PMO ise proje yöneticilerini bünyesinde barındırır. Proje yönetiminin her aşamasından sorumludur.
Proje Yönetiminin Süreçleri
Bir projeyi tamamlamak için yapmanız gerekenlere projenin yaşam döngüsü, projeyi yönetmek için yapmanız gerekenlere de proje yönetim süreçleri denir. Bu süreçler başlangıç, planlama, uygulama, izleme ve kontrol ile kapanış olmak üzere beş gruptan oluşur.
-
Başlangıç aşamasında projenin uygulanabilirliği sorgulanır, buna göre ya resmi olarak onaylanıp bir proje yöneticisi atanır ya da iptal edilir.
-
Planlama aşamasında önce planlamanın, daha sonra uygulama, izleme&kontrol ve kapanışın nasıl yapılacağına dair planlar oluşturulur. Bu planlar bütününe proje yönetim planı denir.
-
Uygulama aşamasında proje yönetim planına göre projenin somutlaştırılması yapılır.
-
İzleme ve kontrol fazında projenin proje yönetim planına uygun gidip gitmediği takip edilir.
-
Proje tamamlandığında veya iptal edildiğinde kapanış işlemleri yapılıp proje sona erdirilir.
Proje Yönetiminin Bilgi Alanları
Proje yönetimi bilgi alanı adı verilen on farklı disiplinin yönetilmesinden oluşur. Bu disiplinlerin sağlıklı yönetimi projeyi başarıya taşımak için esastır.
Proje Entegrasyon Yönetimi: Proje yönetiminin temelidir. Tüm disiplinlerin bir araya gelmesini, planların uygulanasını ve değişikliklerin sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlar.
Proje Kapsam Yönetimi: Projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için gereken tüm işlerin tanımlanarak ürün/hizmet ve proje kapsamlarının belirlenmesi, uygulama devam ettikçe kapsamın kontrol edilmesi ve doğrulanmasıdır.
Proje Zaman Yönetimi: Projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için gereken aktivitelerin ve bu aktiviteleri gerçekleştirirken geçecek sürenin belirlenmesi, uygulanabilir bir zaman çizelgesinin oluşturulması ve projenin uygulanması boyunca bu çizelgeye uyumun kontrol edilmesidir.
Proje Maliyet Yönetimi: Proje bütçesinin oluşturulması ve proje fazları boyunca temel bütçeye uyumun kontrol edilmesidir.
Proje Kalite Yönetimi: Projenin en başta müşteri tarafından öngörülen talep ve beklentilerinin standartlara uygun olarak karşılanması için yürütülen işlerin tümüdür.
Proje İnsan Kaynakları Yönetimi: Projenin yürütülmesi için ihtiyaç duyulacak ekip üyelerinin seçimi, yönetimi ve koordinasyonudur.
Proje İletişim Yönetimi: Projenin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan her türlü bilginin oluşturulması, toplanması, dağıtılması ve depolanmasıdır.
Proje Risk Yönetimi: Projenin anlık durumu gözlenerek olumlu ve olumsuz risklerin tespiti, gerekli tedbirlerin alınması ve risk oluşumun izlenmesi sürecidir.
Proje Tedarik Yönetimi: Proje için gerekli olan, ancak organizasyon içinde temin edilmesi mümkün olmayan mal veya hizmet gibi kaynakların dışarıdan elde edilmesi sürecidir.
Proje Paydaş Yönetimi: Paydaş, bir projenin gerçekleştirilmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu veya olumsuz şekilde etkilenecek herkestir. Bu tanıma sadece organizasyonun rakipleri dâhil değildir. Paydaşlar, bir projenin yürütülmesinde her daim izlenmelidir. Paydaş yönetimi, paydaşların güç ve etkilerine göre sınıflandırılmasını, proje boyunca takip ve koordinasyonlarının sağlanmasını içerir.